Para que se possa ter perfeita noção do que seja um Plano de Contas e bem conhecer sua técnica ou forma e elaboração, é preciso que primeiramente se tenha um sólido conceito de conta.
Conceitos de Conta
“ Expressão qualitativa e quantitativa, estática e dinâmica, de fatos patrimoniais da mesma natureza, ocorridos ou por ocorrer, em uma empresa ou em uma entidade”.(Sá)
“ Conta é um conjunto de levantamentos, refletindo um elemento ou componente formado ou em formação, efetivo ou potencial, de um patrimônio aziendal ou de terceiros, do qual exprime, geralmente, a variável grandeza em uma dada medida, quase sempre monetária.” (Vencenzo Mais. Rilevazione patrimoniale. 2 ed. Padova: Cedam 1942. p.359)
“ Conta é o nome técnico que identifica um componente patrimonial ( Bem, Direito, Obrigação ou Patrimônio Líquido) ou um componente de Resultado (Despesa ou Receita) .” (Ribeiro, Osni Moura.3. ed., São Paulo:
“ O objeto de uma conta, seja ela qual for, simples ou complexo, deve, portanto, formar um todo em si, que aparece liquidamente distinto dos objetos de outras contas, que não seja, em suma, inteiramente semelhante a qualquer outra: deve ter por base um todo homogêneo que resulte, isto é, de partes semelhantes que possam ser observadas sob qualquer aspecto como tal.” (Fábio Besta. La ragioneria. 2. ed. Milano: Francesco Vallardi, 1920. v. II, Cap. II p. 336).
Todos os acontecimentos que ocorrem diariamente na vida da empresa, responsáveis pela gestão do patrimônio – como compras, vendas, pagamentos, recebimentos etc. -, são registrados pela Contabilidade em contas próprias. Assim, toda movimentação de dinheiro efetuada dentro da entidade é registrada em uma Conta denominada Caixa; os objetivos comercializados pela entidade são registrados em uma Conta denominada Mercadorias, e assim por diante.
Ela é, portanto, o instrumento que se adota para guardar memória, reunindo acontecimentos patrimoniais, de natureza idêntica, possuindo, por esta razão, um objeto certo.
A conta tem sempre objeto distinto de outras contas porque reúne fatos de características próprias, iguais por sua natureza e que sucedem no patrimônio.
O grande cuidado deverá residir sempre no respeito a este básico princípio de que a conta é uma expressão de um objeto certo, que não deverá nunca ser confundido com o de outras contas, ou seja, uma evidenciação de fatos ou fenômenos patrimoniais da mesma natureza, sempre sob o aspecto da finalidade da empresa ou da entidade.
As contas podem ser classificadas em dois grupos: Contas Patrimoniais e Contas de Resultado ( Teoria Patrimonialista).
As contas Patrimoniais são as que representam os elementos componentes de Patrimônio.
Dividem-se em Ativas ( Bens e Direitos ) e Passivas ( Obrigações e Patrimônio Líquido).
As contas de Resultado são as que representam as variações patrimoniais. Dividem-se em Contas de Despesas e Contas de Receitas.
Uma conta deve ser apresentada, para efeitos de um Plano de Contas, através de Seus:´
1. Título;
2. Função;
3. Funcionamento;
4. Classificação;
5. Grupamentos;
6. Códigos etc.
TITULO: È a palavra ou designação que dá nome a ma conta; evidenciando seu objeto, ou seja, a razão para a qual foi aberta e a classe de valores que registra; é uma identificação imprescindível na técnica dos registros.
FUNÇÃO DAS CONTAS - CONCEITO: Função de uma conta é sua ação, ou ainda, para que serve qual o papel que desempenha na escrituração; pode ainda ser conceituada como sendo a explicação do objeto da conta, ou então a expressão descritiva da natureza dos fatos registráveis da conta.
Exemplo:
FUNÇÃO DA CONTA: FORNECEDORES
Esta conta destina-se ao registro de todas as transações realizadas com as firmas ou pessoas que realizem fornecimentos para a empresa. Nela registram-se, normalmente, as faturas ou notas de fornecimento e os seus resgates. Tem ainda por função o registro das antecipações sobre fornecimentos quando estes forem feitos a prazo curto e quando não se relacionarem com transações que se prolonguem, necessitando de acertos especiais.
Pela descrição feita acima percebe-se, é claro, que pela função de uma conta se conhece perfeitamente qual o seu objeto, ou ainda, para que foi aberta.
FUNCIONAMENTO DAS CONTAS - CONCEITO: O funcionamento das contas estabelece a relação da conta com as demais outras e evidencia como se comporta diante de seu objeto.
Demonstra como se debita a conta, como se credita, qual a natureza de seu saldo, quais as outras contas que normalmente com ela estabelecem contado.
Exemplo:
FUNCIONAMENTO DA CONTA : CLIENTES
Esta conta é debitada pelas faturas ou notas de vendas feitas a clientes da empresa: é creditada, quando o cliente resgata sua dívida. A natureza do saldo desta conta é DEVEDOR, integrando o sistema de aplicações da empresa. Relaciona-se em seu DÉBITO com as contas de vendas e similares.
Relaciona-se com seu CRÉDITO com as contas de CAIXA, BANCOS E DEVOLUÇÕES.
Esta conta é de natureza devedora.
Pelo seu Débito surgem os seguintes registros, relativamente a outras contas:
CLIENTES
A VENDAS
Pelo seu crédito surgem os seguintes registros, relativamente a outras contas:
CAIXA
A CLIENTES – liquidação em dinheiro
BANCOS
A CLIENTES – liquidação em banco
DEVOLUÇÕES DE CLIENTES
A CLIENTES – pela devolução de mercadorias.
O saldo desta conta, sendo devedor, indica sempre o que a empresa tem a receber de terceiros por vendas a prazo que realizou.
CLASSIFICAÇÃO DA CONTA: Indica se ela é Conta Patrimonial ou de Resultado.
GRUPAMENTOS DAS CONTAS: Indica se ela pertence ao grupo de Ativo, Passivo, Despesas ou Receitas.
CÓDIGO E GRAU DA CONTA: É composto por um ou mais algarismos utilizados para identificar cada uma das contas que compõem o Plano de Contas de uma entidade.
A adoção de códigos agiliza os registros contábeis, principalmente quando efetuados por meio de computador; assim, débitos e créditos são feitos através dos códigos das contas e não pela intitulação.
Os critérios para definir a codificação a ser adotada fica a cargo de cada contabilista, dependendo do porte da empresa e do grau de detalhamento das informações que pretende obter.
A codificação que sugerimos identifica as Contas do Ativo pelo algarismo 1; as contas do Passivo, pelo algarismo 2; as Contas de Despesas, pelo algarismo 3; as Contas de Receitas, pelo algarismo 4; e as contas utilizadas para apuração do Resultado do Exercício, pelo algarismo 5.
Exemplo Completo:
TITULO DA CONTA : DESPESAS FINANCEIRAS
FUNÇÃO: registra a aplicação de valores em despesas feitas para conseguir dinheiro, tais como: juros, comissões pagas a bancos, descontos concedidos a clientes da empresa etc.;
FUNCIONAMENTO: abre-*se e encerra-se em cada exercício. Debita-se pelos gastos e credita-se na apuração do resultado líquido.
Relaciona-se com as contas de:
Caixa, Bancos, Clientes, Lucros e Perdas, normalmente.
CLASSIFICAÇÃO: Classe dos RESULTADOS
GRUPAMENTO – DESPESAS.
CODIFICAÇÃO – 3.
O QUE É UM PLANO DE CONTAS
Plano de contas é uma peça na técnica contábil que estabelece previamente a conduta a ser adotada na escrituração, através da exposição das contas em seus títulos, funções, funcionamento, grupamentos, análises, derivações, dilatações e reduções.
É um conjunto de normas e intitulação de contas, previamente estabelecido, destinado a orientar os trabalhos da escrituração contábil.
É um conjunto de contas, diretrizes e normas que disciplinam as tarefas do setor de Contabilidade, objetivando a uniformização dos registros contábeis.
COMPOSIÇÃO DO PLANO DE CONTAS
Um Plano de contas ideal poderá compor-se de três partes:
Elenco de Contas;
Manual de Contas;
Lançamentos explicativos para registro de operações especiais.
ELENCO DAS CONTAS – CONCEITO
Em um plano de Contas o elenco é a relação dos títulos das contas. Costuma-se denomina-lo também “ Quadro de Contas”.
Manual das Contas
O Manual de contas é um quadro explicativo do uso adequado de cada uma das contas constantes do Elenco de Contas. Esse quadro apresenta:
a) Função de cada conta;
b) Funcionamento de cada conta;
c) Natureza do saldo de cada conta.
QUANTIDADE DE CONTAS QUE DEVER TER UM PLANO DE CONTAS
Um plano de contas deve ter tantas contas quantas forem necessárias para expressar, com a devida clareza, os fatos ocorridos na vida de um patrimônio.
CARACTERISICAS DE UM BOM PLANO DE CONTAS
Um bom plano de contas é aquele que se elabora rigorosamente dentro das normas técnicas e em perfeita coadunação com as necessidades da empresa.
Para que um plano contábil tenha excelência é imprescindível que:
1. Seja adaptável às necessidades da empresa.
2. Tenha unidade técnica de nomenclatura e de funcionamento.
3. seja claro, acessível.
4. seja flexível, permitindo ampliações e reduções sem quebra de unidade.
5. Tenha precisão e exatidão dentro dos princípios e preceitos da Contabilidade.
6. Siga a Princípios Gerais Doutrinários que dão uniformidade.
7. Enseje informações que possam refletir a imagem fiel da riqueza.
UTILIDADE O PLANO DE CONTAS
A principal utilidade do plano de contas é a de servir de meio de orientação na escrituração contábil, possibilitando a unidade de trabalho e protegendo a empresa contra os erros naturais motivados pela ausência de sistematização.
O plano é uma peça básica de orientação, um roteiro de grande valor, hoje indispensável e de uso generalizado.
O plano de Contas é, hoje, uma peça imprescindível e a sua ausência nos trabalhos de escrituração contábil denota, efetivamente, conduta deficiente por parte do profissional, na execução de sua tarefa.
